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Office Manager

Ein europäisches Pharmaunternehmen, das sich auf seltene Krankheiten konzentriert, erweitert sein Team in Berlin und sucht einen Administrator zur Unterstützung der deutschen Operationen. Mit einem patientenzentrierten Ansatz befasst sich das Unternehmen mit oft vernachlässigten seltenen Krankheiten und bietet lebensrettende Medikamente für Bedürftige an. Diese kooperative Organisation fördert innovative Ideen und bietet die ideale Plattform, um kreativ zur Unterstützung und Verbesserung unserer Operationen auf dem einzigartigen Gebiet seltener Krankheiten beizutragen.

Verantwortlichkeiten:
Als Schlüsselmitglied unseres Teams spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung verschiedener Aspekte unserer deutschen Operationen. In dieser vielseitigen Rolle werden Sie viele Hüte tragen und mit verschiedenen Teams zusammenarbeiten, wobei jeder Tag unterschiedlich sein wird.

  • Büroverwaltung:
    • Effiziente Überwachung des täglichen Bürobetriebs zur Schaffung einer förderlichen und produktiven Arbeitsumgebung.
  • Pharmavertriebsberichterstattung:
    • Erstellung detaillierter Berichte über den Pharmavertrieb, Analyse von Daten zur Unterstützung strategischer Entscheidungen im Unternehmen.
  • Rechnungsstellung:
    • Präzise Eingabe von Rechnungen in DATEV unter strikter Einhaltung finanzieller Vorschriften und präziser Führung der Finanzunterlagen.
  • Ansprechpartner für B2B-Kunden:
    • Primärer Ansprechpartner für alle deutschen B2B-Kunden, proaktive Bearbeitung von Anfragen und Aufbau von starken, langfristigen Beziehungen.
  • Beschwerde- und Retourenabwicklung:
    • Zusammenarbeit mit dem 3PL, um Beschwerden und Rücksendungen effizient zu bearbeiten, um zeitnahe Lösungen und Kundenzufriedenheit sicherzustellen.
  • Koordinierung der Rechnungszahlung:
    • Übernahme der Vorbereitung und Koordinierung von Rechnungszahlungen mit DATEV, enge Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung zur Aufrechterhaltung eines reibungslosen finanziellen Arbeitsablaufs.

Erfahrung:

  • Pharmaerfahrung ist unerlässlich.
  • Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen operativen Rolle.
  • Versiertheit in DATEV für Rechnungsstellung.
  • Erfahrung in der Bearbeitung von Ausschreibungen und Interaktionen mit Dritten.
  • Starke administrative Fähigkeiten.
  • Fließende Kenntnisse in Deutsch und Englisch.
  • Mindestens IT-/Software-Erfahrung mit Microsoft Office.

Treten Sie einer dynamischen und auf Patienten fokussierten Organisation bei und hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck in der Pharmaindustrie.

 

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